Preguntas frecuentes de Gestión Documental | Corporación Universitaria Remington

¿Cuál es el horario de atención en gestión documental?

De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:45 p.m. en jornada continua y los sábados de 8:00 a.m. a 10:45 a.m.

¿Para enviar una comunicación externa, cuantas copias imprimo y como la tramito?

Una o máximo Dos, una para el destinatario ya que en el sistema siempre queda la comunicación elaborada por el proceso, en caso de requerir copia firmada se generan dos comunicaciones. Para el trámite se utiliza la unidad de correspondencia, encargada del envío por mensajería interna y/o empresas de mensajería.

¿Cómo realizo una consulta de documentos físicos cuando ya están en el archivo central?

Se envía la solicitud a través de correo electrónico al personal de Gestión Documental, indicando los datos exactos del documento para que la respuesta sea enviada de acuerdo a la consulta. Si es necesario el préstamo de un documento, se debe diligenciar el formato destinado a tal fin.

¿Qué es una comunicación interna?

Es una comunicación donde los asuntos tratados deben tener relación directa con la Universidad y las funciones propias de los cargos internos.

¿Qué es una comunicación oficial?

Es aquella comunicación recibida o producida en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

¿Quién puede firmar comunicaciones oficiales por la aplicación documental (QfDocument)?

Actualmente se encuentran configurados en el sistema el Rector, Vicerrectores, Decanos, directores y jefes de dependencias que se encuentran matriculados en Talento Humano y quienes posteriormente sean delegados por su superior, mediante un acto administrativo o Comunicación Oficial.

¿El sistema documental cuenta con garantías de seguridad para el uso adecuado de la firma, quién más puede manipular mi firma del sistema?

La única persona que puede hacer uso de su firma, es el usuario con su respectiva contraseña. El uso de la firma no se encuentra al alcance ni de los administradores del sistema por efectos de seguridad y transparencia, por tanto, es de uso exclusivo del usuario de la aplicación.

¿Quién puede acceder a la aplicación documental (QFDocument)?

Puede acceder al sistema el personal administrativo de la Corporación Universitaria Remington, incluyendo las sedes, con el fin de gestionar Comunicaciones Oficiales o realizar diferentes consultas en series documentales.

¿Qué tipos de usuario maneja la aplicación documental (QFDocument)?

La aplicación maneja los siguientes usuarios:

Consulta: Este tipo de usuario puede producir, recibir, tramitar, hacer seguimiento de sus Comunicaciones Oficiales a través del aplicativo y generar consultas de lo generado. Aplica para el personal administrativo.

Firmante: Este tipo de usuario puede producir, recibir, tramitar y adicionalmente legalizar con su firma la Comunicación Oficial a través del sistema documental. Aplica para la dirección, decanaturas y jefaturas

Administrador Funcional: Gestión Documental

  • Seguimiento al trámite de Comunicaciones Oficiales
  • Generación de informes generales
  • Seguimiento al debido trámite de las Comunicaciones Oficiales
  • Atención al usuario en el trámite de sus Comunicaciones Oficiales
  • Asignación de permisos
  • Atención a usuarios en el manejo del sistema

¿Cómo solicito acceso al sistema documental (QfDocumen)?

Para solicitar usuario y clave para acceder a la aplicación, debe realizar una solicitud a través de la mesa de servicios, o mediante contacto con la Jefatura de Gestión Documental en el teléfono 3221000 Ext. 2707 o enviar una solicitud escrita al correo:  dgiraldo@uniremington.edu.co relacionando: Nombre, Cédula, Cargo y Dependencia a la cual estará adscrito.

¿A quién debo dirigir la solicitud de capacitación en el manejo de archivos o sobre el uso del sistema documental?

Para solicitar capacitación en la gestión y trámite de archivos y comunicaciones Oficiales en línea, usted puede comunicarse a la Jefatura de Gestión Documental, desde allí se conformarán los grupos o se definirá el tipo de capacitación a dictar.

¿Por cuánto tiempo podré conservar mis comunicaciones oficiales en el aplicativo documental?

El sistema conserva las comunicaciones en su tabla de retención documental, según el tiempo establecido para estas, para el manejo global del consecutivo es de conservación permanente.

× Contáctanos