Preguntas frecuentes

¿Es posible enviar una comunicación fuera de la universidad utilizando la firma mecánica o digitalizada?

Si es posible, pero antes se deben realizar unos pasos previos establecidos en el Decreto 2364 de 2012, y no aplica para todos los casos.

Comunicaciones enviadas o de salida caso (1): (Oficios) Sólo comunicaciones masivas determinando por acto administrativo razón, tema o asunto y firmante.

Comunicaciones enviadas o de salida caso (2): (Oficios) Acuerdo entre partes para reconocer y aceptar la o las firmas mecánicas en su intercambio de información.

 

¿Quiénes pueden imprimir, y porque lo hacen “Cero papel”?

Solo los líderes, por una necesidad determinada por estos, lo ideal es no sacar el documento de un ambiente controlado y seguro.

¿En qué se diferencia el software documental a la plataforma de correo electrónico de la Universidad?

El sistema documental cumple con las funciones archivísticas propias para realizar el seguimiento al documento desde su origen hasta su disposición final, aplicando las TRD y asegurando su conservación en ambientes seguros.

El correo electrónico es una herramienta que facilita las actividades del día a día y nos permite estar informados de la actualidad en la Institución y de otros temas, los cuales no necesariamente deben quedar registrados como documento probatorio para el corto, mediano y largo plazo.

 

¿Cómo puedo saber en qué estado está el proceso con la comunicación que yo envié?

La aplicación permite realizar toda la trazabilidad a las comunicaciones radicadas internas y enviadas tanto de entrada como de salida en el buzón, de esta forma se pueden gestionar los trámites de una forma más eficiente.

 

¿Si necesito que un contrato, acta o informe me quede radicado, es posible?

Si es posible que quede radicado pero como anexo de una comunicación interna o externa, ya que el sistema está diseñado para registrar comunicaciones oficiales, cumpliendo con las normas ICONTEC.